Ochrana osobních údajů

1. Správce osobních údajů

2. Koho se informace týkají

Tyto informace se vztahují zejména na:

• podnikající fyzické osoby, které se registrují nebo nakupují prostřednictvím portálu,
• zaměstnance, statutární orgány, zmocněnce a další kontaktní osoby obchodních partnerů,
• uživatele zákaznických účtů,
• osoby, které s námi komunikují, uplatňují reklamaci nebo žádají podporu,
• návštěvníky portálu EMPOLAS Partner.

Údaje týkající se samotné právnické osoby nejsou osobními údaji. Ochrana podle GDPR se však vztahuje na údaje, podle kterých lze určit konkrétní fyzickou osobu, například jméno pracovníka, pracovní e-mail, telefon, funkci nebo aktivitu v uživatelském účtu.

3. Jaké údaje zpracováváme

Podle konkrétní situace můžeme zpracovávat zejména tyto kategorie údajů:

• identifikační údaje: jméno, příjmení, pracovní pozice, vazba na obchodního partnera, u podnikající fyzické osoby také IČO, DIČ a obchodní údaje,
• kontaktní údaje: pracovní e-mail, telefon, doručovací a fakturační adresa,
• údaje o účtu: uživatelské jméno, role, oprávnění, historie přihlášení, stav účtu a bezpečnostní záznamy; heslo je ukládáno pouze v technicky zabezpečené podobě,
• objednávkové a smluvní údaje: objednané zboží, ceny, slevy, platební a dodací podmínky, historie objednávek, faktury a související komunikace,
• platební údaje: informace o způsobu a stavu platby, variabilní symbol a údaje nezbytné pro párování plateb; kompletní údaje platební karty zpravidla zpracovává poskytovatel platební služby,
• údaje o reklamacích a podpoře: popis požadavku, fotografie, přílohy, průběh a výsledek řešení,
• technické údaje: IP adresa, identifikátory zařízení a prohlížeče, systémové logy, cookies a údaje o používání portálu,
• marketingové údaje: preference, historie souhlasů a námitek, informace o doručení a základní interakci s obchodním sdělením, pokud je tato funkce používána.

Pro běžný provoz portálu nepotřebujeme údaje o zdravotním stavu. Žádáme proto uživatele, aby je do objednávek, poznámek nebo běžné komunikace nevkládali, pokud to není nezbytné pro konkrétní zákonný a předem dohodnutý účel.

4. Účely, právní základy a doby zpracování

Doby zpracování se mohou prodloužit, pokud je to nutné pro probíhající kontrolu, soudní nebo správní řízení, vymáhání pohledávky, řešení bezpečnostního incidentu nebo splnění zákonné povinnosti.

5. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme zejména:

• přímo od vás při registraci, objednávce, komunikaci nebo používání portálu,
• od organizace nebo podnikatele, pro kterého pracujete nebo kterého zastupujete,
• z veřejných rejstříků a evidencí, zejména při ověřování obchodního partnera,
• od poskytovatelů platebních, dopravních, IT a bezpečnostních služeb v rozsahu potřebném pro zpracování objednávky a ochranu portálu,
• z technických záznamů a cookies při používání webu.

6. Příjemci a zpracovatelé

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu. Příjemci mohou být zejména:

• oprávnění zaměstnanci a spolupracovníci EMPOLAS s.r.o.,
• poskytovatelé hostingu, správy webu, e-shopového systému, databází, cloudových, bezpečnostních a IT služeb,
• účetní, daňoví, právní a auditoři či poradci,
• dopravci, výdejní místa, skladové a logistické společnosti,
• banky a poskytovatelé platebních služeb,
• poskytovatelé e-mailových, komunikačních, analytických a marketingových služeb, pokud je jejich použití v souladu s vaším nastavením a právními předpisy,
• orgány veřejné moci a další osoby, pokud předání vyžaduje právní předpis nebo je nutné k ochraně práv správce.

Se zpracovateli uzavíráme odpovídající smlouvy a požadujeme, aby osobní údaje chránili a používali pouze podle našich pokynů, pokud sami nevystupují jako samostatní správci.

7. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé cloudových, analytických nebo marketingových služeb mohou zpracovávat údaje také mimo Evropský hospodářský prostor. K takovému předání dochází pouze tehdy, pokud je zajištěna odpovídající úroveň ochrany, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiné právně uznané záruky.

Podrobnosti o konkrétních nástrojích používaných na webu jsou uvedeny v nastavení cookies nebo je sdělíme na vyžádání.

8. Povinnost poskytnout údaje

Údaje označené v registraci nebo objednávce jako povinné potřebujeme pro ověření obchodního partnera, založení účtu, uzavření a plnění smlouvy, fakturaci nebo dodání zboží. Bez těchto údajů nemusíme být schopni účet schválit nebo objednávku vyřídit.

Poskytnutí údajů pro volitelný marketing a netechnické cookies je dobrovolné. Odmítnutí nebo odvolání souhlasu nemá vliv na možnost používat základní funkce portálu.

9. Automatizované rozhodování

Neprovádíme výhradně automatizované rozhodování, které by pro vás mělo právní účinky nebo vás obdobně významně ovlivňovalo. Některé technické systémy mohou automaticky vyhodnocovat bezpečnostní rizika, dostupnost zboží, stav platby nebo obchodní limit; významné rozhodnutí je možné přezkoumat oprávněnou osobou.

10. Obchodní sdělení

Stávajícím obchodním partnerům můžeme zasílat nabídky vlastních obdobných produktů a služeb, pokud při získání kontaktu měli možnost takové použití odmítnout a mohou se jednoduše a zdarma odhlásit v každé zprávě.

V ostatních případech zasíláme elektronická obchodní sdělení na základě předchozího souhlasu nebo jiného právního důvodu dovoleného právními předpisy.

Odhlášení je možné prostřednictvím odkazu ve zprávě nebo e-mailem na info@empolas.com. Po odhlášení můžeme kontakt ponechat na interním seznamu odhlášených adres, abychom zajistili, že na něj další obchodní sdělení neodešleme.

11. Cookies a obdobné technologie

Portál používá technické cookies nezbytné pro přihlášení, zabezpečení, zachování obsahu košíku, správné fungování formulářů a další základní funkce. Tyto cookies nelze v rámci portálu vypnout, protože bez nich by služba nefungovala správně.

Analytické, preferenční a marketingové cookies používáme pouze podle nastavení zvoleného v cookie liště. Netechnické cookies se neaktivují, dokud k nim neudělíte souhlas.

Souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat prostřednictvím odkazu Nastavení cookies dostupného na webu. Odvolání musí být stejně snadné jako udělení souhlasu.

Přesný seznam cookies, jejich poskytovatele, účel a dobu uložení zobrazuje aktuální cookie lišta. Nastavení prohlížeče může používání cookies dále omezit, některé funkce portálu však potom nemusí fungovat správně.

12. Práva subjektů údajů

Za podmínek stanovených právními předpisy máte právo:

• získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a požadovat přístup k nim,
• požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
• požadovat výmaz údajů, pokud již nejsou potřebné nebo pro jejich zpracování neexistuje jiný právní důvod,
• požadovat omezení zpracování,
• získat údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci, pokud jsou splněny podmínky přenositelnosti,
• kdykoli odvolat souhlas; odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• kdykoli vznést námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu; po vznesení námitky již údaje pro tento účel nezpracováváme,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

13. Jak práva uplatnit

Žádost můžete poslat na info@empolas.com nebo na poštovní adresu správce. Uveďte, jakého práva se domáháte a jak vás můžeme spolehlivě identifikovat.

Pokud máme důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme požádat o dodatečné informace. Je to nutné proto, abychom osobní údaje neposkytli neoprávněné osobě.

Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Ve složitých případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodu vás včas informujeme.

14. Zabezpečení údajů

Používáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze údajů a rizikům zpracování. Patří mezi ně zejména řízení přístupových oprávnění, zabezpečený přenos dat, ochrana účtů, zálohování, evidence bezpečnostních událostí a smluvní kontrola poskytovatelů služeb.

Uživatelé musí chránit své přístupové údaje, nepředávat je neoprávněným osobám a bez zbytečného odkladu oznámit podezření na zneužití účtu.

15. Změny dokumentu

Tyto informace můžeme aktualizovat zejména při změně právních předpisů, používaných systémů, účelů zpracování nebo našich procesů. Aktuální znění je vždy dostupné na portálu.

Tato verze je účinná od 24. 7. 2026.